POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
OBJETIVO
En cumplimiento con lo establecido en la ley 1581 de 2012 ,el decreto 1377 de 2013 y en ajuste a las instrucciones de la Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 EMITIDA POR LA SIC se realiza el presente documento, el cual tiene como objeto formalizar las políticas de tratamiento de la información de los datos personales de todos nuestros CLIENTES, PROVEEDORES, ASOCIADOS DE NEGOCIO y TRABAJADORES, garantizando el derecho que tienen para conocer, actualizar y rectificar la información que repose en las Bases de Datos de PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS y de la garantía que tienen sobre la responsabilidad del manejo de estos.
ALCANCE
Esta política de tratamiento de datos, aplica a los registros de Clientes, Proveedores, Asociados de Negocio y Trabajadores de PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS, de igual forma aplica a la Base de datos de información personal que estén en poder de PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS y que estén dentro del marco contextual del registro Nacional de Bases de datos y su tratamiento que hace PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS como responsable.
DEFINICIONES
Las definiciones establecidas en la Circular Externa No. 2 del 3 de noviembre del 2015 emanada de la Superintendencia de Industria y Comercio, aplican para la presente política.
MÉTODO DE TOMA Y CAPTURA DE LA INFORMACIÓN
Se captura mediante la información contenida en el RUT de la empresa, Hoja de Vinculación, a través de la página web en la pestaña de contáctenos, en la participación de eventos donde el cliente voluntariamente suministra sus datos o en el momento que se inicia la relación comercial o laboral con PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS la cual debe contener firma al final del folio o los folios que suministre.
De esta hoja de datos o RUT, se extractan:
✓ Nombre Completo o Razón Social Numero de Documento de Identificación
✓ Dato que será la llave de búsqueda✓ Dirección de Correspondencia
✓ Número Telefónico
✓ Número Telefónico Móvil
✓ Correo Electrónico
AUTORIZACIÓN
Al presentar el RUT, al firmar la Hoja de Vinculación en una visita presencial, al diligenciar el formato de asistencia como participante, en la página web al proporcionar sus datos en la pestaña de contáctenos, al diligenciar el formato de hoja de vida, y al firmar el formato de Tratamiento de Datos Personales, el Cliente y/o el trabajador confirman que conoce y autorizan el manejo de la Información y la inclusión en la base de datos de Clientes y/o trabajadores de PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS y con la firma de aceptación de la política se autoriza a incluir su información personal en la base de datos de PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS y a recibir correos electrónicos con información comercial y general que tenga que ver con su vinculación comercial y /o laboral. También autoriza a compartir esta información con entidades del Estado como DIAN y Superintendencia de Industria y comercio, o aquellas que normalice y deba informar la relación Comercial, Laboral o de Impuestos”.
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
Además del tratamiento de la información establecida en la Política de Privacidad de la información, se establecen los siguientes ítems de tratamiento de la información personal:
1. Administración de transacciones entre las partes.
2. Información adicional que beneficie y optimice la relación Comercial y/o laboral.
3. Almacenar información asociada a solicitudes de productos y servicios que como cliente se considere importante conocer para reafirmar la relación comercial.
4. Atender solicitudes, quejas o reclamos.
5. Envío de comunicaciones relacionadas con las actividades comerciales, laborales, sociales y de capacitación de PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS, tales como servicios, productos, ofertas, novedades, invitaciones a eventos, y/o encuestas sobre nuestros productos o servicios.
6. El titular llámese PROVEEDOR autoriza que su información personal y comercial sea compartida con los proveedores de PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS para gestiones comerciales.
DERECHOS AL TITULAR
Usted como cliente y/o trabajador, puede ejercer frente a la información que actualmente reposa en las bases de datos de PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS, los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar, rectificar y autorizar el manejo de datos personales frente a PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
OBLIGACIONES
1. Obligaciones de PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS. ✓ Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
✓ Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
✓ Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
✓ Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
✓ Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información se mantenga exacta y confiable.
✓ Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
✓ Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
✓ Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
✓ Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
✓ Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
✓ Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. Deberes de los administradores de las bases de datos designados para el tratamiento de la información por PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS:
✓ Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
✓ Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
✓ Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
✓ Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento.
✓ Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
✓ Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
✓ Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
✓ Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, previo acuerdo de confidencialidad.
✓ Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
✓ Atención de peticiones, consultas y reclamos en el correo electrónico: contacto@ps-e.com.co
PERMANENCIA
PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS mantendrá la información personal en sus bases de datos mientras exista la relación comercial y hasta un (1) año después de que esta termine por cualquier causa manteniendo el mismo manejo y tratamiento.
ACTUALIZACIÓN
La información contenida en la base de datos se actualizará cuando exista alguna variación de datos y será confirmada al menos una vez al año. PROCESS SOLUTIONS AND EQUIPMENT SAS declara que no comercializa ni dispone en público ningún dato de sus bases de datos y solamente son usadas para manejos internos y privados.
VIGENCIA
La presente política está vigente desde el 1 de enero de 2023
